Handbuch für die Projektleitung

Finanzierung von Projekten

Projekte mit Unterstützung von Sandkasten können finanzielle Unterstützung im angemessenen Rahmen in Anspruch nehmen. Für Projekte soll und muss niemand sein privates Geld ausgeben. Sandkasten hilft gern bei der Finanzierung deines Projektes. Ob mit Unigeldern oder Drittmitteln über Sponsoren ist für dich egal. Wir unterstützen dich gern!

Damit ihr als Projektteam nicht auf den Kosten sitzen bleibt, gibt es einige Richtlinien, an die ihr euch unbedingt halten müsst, um einen reibungslosen Ablauf in der Finanzierung oder der Rückerstattung von ausgelegten Kosten zu gewährleisten.

  1. Erstellt bitte einen Finanzplan für das Projekt.
    Keine Angst, ihr müsst zu Beginn des Projektes die Kosten nicht exakt beziffern können, aber eine Orientierung ist notwendig. Eine Vorlage und ein Beispiel für einen Finanzplan findet ihr im Downloadbereich beim Schlusswort. Wenn der Finanzplan steht, könnt ihr diesen an das Sandkasten-Team mailen. Die E-Mail-Adresse lautet: sandkasten@tu-braunschweig.de
  2. Wartet bitte auf eine Rückmeldung zum Finanzplan, bevor ihr Sachen für das Projekt bestellt.
    Es gibt unter Umständen einige Dinge, die wir bereits besitzen, die ausgeschrieben werden müssen oder die bei anderen Lieferanten bestellt werden müssen.
    Wenn ihr eine Rückmeldung bekommen habt, könnt ihr mit dem Bestellvorgang loslegen. Bitte berücksichtigt bei der Bestellung unbedingt die Anmerkungen vom Sandkasten-Team, damit die Finanzierung reibungslos abläuft.
  3. Beim Kauf von Material müsst ihr Folgendes berücksichtigen
    • Bei einem Warenwert unter 500 € für Produkte in der gleichen Branche (z.B. nur Holz oder nur Elektronik) müssen vor dem Bestellvorgang drei Angebote eingeholt werden. Hier reichen drei Screenshots von unterschiedlichen Warenkörben. Ihr habt hierdurch „Marktkenntnis“ bewiesen. Bitte schickt sie vor der Bestellung an das Sandkasten-Team.
    • Bei einem Warenwert über 500 € muss zwingend eine Ausschreibung stattfinden. D.h. es müssen formal drei Anfragen bei drei unterschiedlichen Anbietern gestellt werden. Die Ausschreibung übernimmt gern das Sandkasten-Team für dich. Ein Beispiel für eine solche Ausschreibung findest du im Downloadbereich beim Schlusswort.
    • Versucht immer auf Rechnung einzukaufen. Ihr könnt die Kosten auch auslegen und von der Uni rückerstatten lassen, dies dauert unter Umständen jedoch einige Wochen. Falls ihr Auslagen in Bar habt, benötigen wir den Kassenzettel. Bei Auslagen, welche unbar (EC-Karte, Paypal, Kreditkarte) gezahlt wurden, benötigen wir zudem eine entsprechende Abbuchungsbescheinigung (Kontoauszug). Auch hier müssen die oben genannten Punkte berücksichtigt werden.
    • Die Rechnungsadresse darf keine Privatadresse sein!

      Bitte verwendet immer die folgende Rechnungsadresse:
      Institut für Wirtschaftsinformatik
      Sandkasten – Gestalte deinen Campus
      Mühlenpfordtstraße 23
      38106 Braunschweig

  4. Wenn ihr Material aus dem Baumarkt benötigt könnt ihr euch im Sandkastenbüro (Mühlenpfordtstraße 4/5, 38106 Braunschweig) eine Einkaufserlaubnis abholen. Mit dieser kann dann auf Rechnung bei Bauhaus eingekauft werden. Die Rechnung wird direkt an uns geschickt und bezahlt. Gleiches gilt für Luhmann Holzhandel GmbH und Ohlendorf. Auch hier gelten die Punkte 3.1 und 3.2.
  5. Wenn außerhalb des Finanzplanes noch Anschaffungen anfallen, sprecht diese unbedingt vorher mit dem Sandkasten-Team ab.

Hinweis:
Es gibt einige Dinge die nicht von Unigeldern finanziert werden können dazu gehören:

  • Speisen
  • Getränke
  • Alles ohne Rechnung
  • Bestellungen außerhalb der EU (ohne deutsche Umsatzsteuernummer)

Wenn ihr die oben genannten Punkte berücksichtigt, sollte es keine Probleme mit der Abrechnung geben. Wenn ihr euch unsicher bezüglich einer Bestellung, eines Lieferanten oder Ähnlichem seid, fragt lieber einmal zu viel als zu wenig nach.