Wenn deine Kostenkalkulation für dein Projekt abgeschlossen und vom Sandkasten-Team bestätigt ist – sich dein Projekt also in Phase 3 befindet – kannst du anfangen, für dein Projekt einzukaufen. Es gibt allerdings ein paar Dinge, die du berücksichtigen musst.

Bei einem Warenwert zwischen 200 und 1000 € netto für Produkte in der gleichen Branche (z.B. nur Holz oder nur Elektronik) müssen vor dem Bestellvorgang drei Angebote eingeholt werden. Hier reichen z.B. schon drei Screenshots von unterschiedlichen Warenkörben. Ihr habt hierdurch „Marktkenntnis“ bewiesen. Bitte schickt die Nachweise vor der Bestellung an das Sandkasten-Team.

Bei einem Warenwert über 1000 € netto muss zwingend eine Ausschreibung bzw. eine “freihändige Vergabe” stattfinden. Das heißt, es müssen formal drei Anfragen bei drei unterschiedlichen Anbieter*innen gestellt werden. Die Ausschreibung übernimmt gern das Sandkasten-Team für dich.

Versucht immer auf Rechnung einzukaufen. Ihr könnt die Kosten auch auslegen und von der Uni rückerstatten lassen. Dies dauert unter Umständen jedoch einige Wochen. Falls ihr Auslagen in Bar habt, benötigen wir den Kassenzettel. Bei Auslagen, welche nicht bar (EC-Karte, Paypal, Kreditkarte) gezahlt wurden, benötigen wir eine entsprechende Abbuchungsbescheinigung (Kontoauszug). Auch hier müssen die oben genannten Punkte berücksichtigt werden. Einkäufe über Amazon können nicht erstattet werden.

Beim Kauf auf Rechnung verwende bitte immer folgende Rechnungsadresse:

Technische Universität Braunschweig
Transferservice
Bereich Wissenstransfer
Sandkasten
Bültenweg 17
38106 Braunschweig

Korrekte Rechnungen

Falls Ihr Leistungen von Musiker:innen, Künstler:innen oder anderen Einzelunternehmer:innen bezahlt, achtet auf korrekte Rechnungen oder Quittungen. Ohne bestimmte Angaben sind diese nämlich nicht gültig. Checklisten für Rechnungen über und unter 250 Euro findet Ihr auf der Seite der IHK Berlin unter „Allgemeine Pflichtangaben auf Rechnungen“.

Wenn ihr Material aus dem Baumarkt benötigt könnt ihr euch im Sandkasten-Büro (Wendenring 1) eine Einkaufserlaubnis abholen. Mit dieser kann dann auf Rechnung bei Bauhaus eingekauft werden. Die Rechnung wird direkt an uns geschickt und bezahlt. Gleiches gilt für Luhmann Holzhandel GmbH und Ohlendorf.

Wenn außerhalb des Finanzplans noch Anschaffungen anfallen, sprecht diese unbedingt vorher mit dem Coach eures Projekts ab.

Hinweis:
Es gibt einige Dinge die nicht von Unigeldern finanziert werden können:

• Speisen
• Getränke
• Alles ohne korrekte Rechnung oder Quittung
• Bestellungen außerhalb der EU (ohne deutsche Umsatzsteuernummer)
• Bestellungen bei Amazon

Bei Förderungen, die über den Braunschweigischen Hochschulbund laufen, können in bestimmten Fällen auch Speisen und Getränke abgerechnet werden. Bitte stimmt das vorher mit dem Hochschulbund ab – Kontakt zum BHB.

Wenn ihr die oben genannten Punkte berücksichtigt, sollte es keine Probleme mit der Abrechnung geben. Wenn ihr euch unsicher bezüglich einer Bestellung, eines Lieferanten oder Ähnlichem seid, fragt lieber einmal zu viel als zu wenig nach.

E-Mail: sandkasten@tu-braunschweig.de
Telefon: 0531 / 391 3126