Wenn deine Kostenkalkulation für dein Projekt abgeschlossen und von deinem Projektcoach und vom Sandkasten-Gremium bestätigt ist – sich dein Projekt also in Phase 3 befindet – kannst du anfangen, für dein Projekt einzukaufen. Es gibt allerdings ein paar Dinge, die du berücksichtigen musst.

Bei einem Warenwert ab 100 € netto für Produkte in der gleichen Branche (z.B. nur Holz oder nur Elektronik) sowie Sammelbestellungen ab 300 € müssen vor dem Bestellvorgang drei Angebote eingeholt werden. Hier reichen z.B. schon drei Screenshots von unterschiedlichen Warenkörben. Ihr habt hierdurch „Marktkenntnis“ bewiesen. Bitte schickt die Nachweise vor der Bestellung an deinen Projektcoach.

Versucht immer auf Rechnung einzukaufen und achtet auf eine lange Zahlungsfrist (14 Tage aufwärts). Ihr könnt die Kosten auch auslegen und von der Uni mit dem Antrag auf Auslagenerstattung rückerstatten lassen. Diesen erhaltet ihr auf Anfrage von eurem Projektcoach. Die Rückerstattung dauert unter Umständen jedoch einige Wochen.

Bei Auslagen:
Wir benötigen immer den Originalkassenzettel (Barzahlung) oder die Originalrechnung und Abbuchsbescheinigung in Form eines Kontoauszugs (Kartenzahlung). Auch hier müssen die oben genannten Punkte berücksichtigt werden. Für uniinterne aufkommende Kosten können keine Auslagen erstattet werden, bspw. für Leistungen der Modellwerkstatt, lasst euch daher bitte eine Rechnung ausstellen.

Beim Kauf auf Rechnung:

Verwende bitte immer folgende Rechnungsadresse, niemals deine private Adresse:

Technische Universität Braunschweig
Transferservice
Wissenstransfer, Sandkasten
Bültenweg 17
38106 Braunschweig

Korrekte Rechnungen

Falls Ihr Leistungen von Musiker:innen, Künstler:innen oder anderen Einzelunternehmer:innen bezahlt, achtet auf korrekte Rechnungen oder Quittungen. Ohne bestimmte Angaben sind diese nämlich nicht gültig. Checklisten für Rechnungen über und unter 250 € findet Ihr auf der Seite der IHK Berlin unter „Allgemeine Pflichtangaben auf Rechnungen“.

Wenn ihr Material aus dem Baumarkt benötigt könnt ihr euch im Büro vom Team Wissenstransfer (Bültenweg 17) eine Einkaufserlaubnis abholen. Mit dieser kann dann auf Rechnung bei Bauhaus eingekauft werden. Die Rechnung wird direkt an uns geschickt und bezahlt. Gleiches gilt für Luhmann Holzhandel GmbH.

Wenn außerhalb des Finanzplans noch Anschaffungen anfallen, sprecht diese unbedingt vorher mit dem Coach eures Projekts ab.

Hinweis:
Es gibt einige Dinge die nicht von Unigeldern finanziert werden können:

• Speisen
• Getränke
• Alles ohne korrekte Rechnung oder Quittung
• Bestellungen außerhalb der EU (ohne deutsche Umsatzsteuernummer)
• Bestellungen bei Amazon

Bei Förderungen, die über den Braunschweigischen Hochschulbund laufen, können in bestimmten Fällen auch Speisen und Getränke abgerechnet werden. Bitte stimmt das vorher mit dem Hochschulbund ab – Kontakt zum BHB.

Wenn ihr die oben genannten Punkte berücksichtigt, sollte es keine Probleme mit der Abrechnung geben. Wenn ihr euch unsicher bezüglich einer Bestellung, eines Lieferanten oder Ähnlichem seid, fragt lieber einmal zu viel als zu wenig nach.

E-Mail: sandkasten@tu-braunschweig.de
Telefon: 0531 / 391 3126