Veranstaltungsanmeldung und eure Location


Wiebke Zimmermann
Sandkasten-Team

Stand:

Wenn ihr auch daran denkt eine eigene Veranstaltung zu machen, erfahrt ihr hier das Wesentliche zur Anmeldung. Einerseits müsst ihr eure Veranstaltung formal anmelden. Für eure Veranstaltung braucht ihr aber auch eine Location. Besonders wichtig ist am Anfang, dass ihr wisst, wie groß eure Veranstaltung wird.

Locations

Bevor ihr eure Veranstaltung anmelden könnt, braucht ihr erstmal einen Veranstaltungsort:
Grundsätzlich gilt, dass ihr eure Veranstaltung schnellstmöglich bei dem entsprechenden Ansprechpartner:innen für eure geplante Location anmelden bzw. anfragen solltet. Hier findet ihr eine Übersicht über viele, geeignete Veranstaltungsorte mit den entsprechenden Ansprechpartner:innen.

Wenn die gewünschte Location auf dem Gelände der TU ist, müsst ihr einen Antrag bei der Raumvergabe stellen. Eine Anmeldung bzw. Anfrage muss mindestens fünf Werktage vor Veranstaltungsbeginn eingegangen sein (hoersaalvergabe@tu-braunschweig.de)! Hier findet ihr das Raumbuchungs-Formular.

Sollte eure Veranstaltung einen größeren Umfang haben schreibt am besten der Raumvergabe eine E-Mail darüber wer ihr seid (z.B. Fachgruppe oder studentische Vereinigung), was ihr vorhabt (z.B. Kinoreihe), mit wie vielen Teilnehmer:innen ihr rechnet, wann und wie lange die Veranstaltung geplant ist und welchen Ort ihr dafür nutzen möchtet. Unter Umständen müssen dann noch einige Details besprochen werden, dies ergibt sich aber aus dem Schriftverkehr mit der Raumvergabe.

Veranstaltungsanmeldung

Wenn ihr wisst, wo eure Veranstaltung stattfinden soll und wie viele Besuchende ihr erwartet, geht es an die Anmeldung eurer Veranstaltung. Dabei wird zwischen kleinen und großen Veranstaltungen unterschieden:

Kleine Veranstaltungen

  • Veranstaltung im kleinen Rahmen
  • bis ca. 100 Personen
  • außerhalb der Ruhezeiten
  • z.B. Fachschaftsgrillen, Lesungen auf dem Universitätsplatz

Bei kleinen Veranstaltungen ist es ausreichend, wenn ihr euch per Mail an die aktuellen Ansprechpartner:innen der Hörsaalvergabe wendet.

Folgende Informationen sollte die E-Mail beinhalten:

  • Datum und genaue Uhrzeit der Veranstaltung
  • Ort, an dem die Veranstaltung stattfinden soll
  • Anzahl der erwarteten Personen
  • Anzahl und Namen der Ersthelfer:innen (wenn überhaupt nötig, siehe: Ersthelferrechner)

Große Veranstaltungen

  • öffentlich zugänglich
  • bis ca. 500 Personen
  • z.B. Feierabendbeats 2.0

Größere Veranstaltung sind beim Gebäudemanagement, dem staatlichen Baumanagement, und der Stabstelle Arbeitssicherheit genehmigen zu lassen und bei der Hörsaalvergabe anzumelden.

Anforderungen beim Gebäudemanagement:

  • Beschreibung der Veranstaltung
  • Karte mit allen räumlichen Details zur Veranstaltung (Aufbauplan)
  • Einschätzung des staatlichen Baumanagements
  • Einschätzung der Stabstelle Arbeitssicherheit
  • Anzahl der erwarteten Personen
  • Anzahl und Namen der Ersthelfer:innen
  • Sanitätsdienst sowie Anzahl der Ordner:innen

Anforderungen des staatlichen Baumanagements:

  • Beschreibung der Veranstaltung
  • Karte mit allen räumlichen Details zur Veranstaltung (Aufbauplan)
  • Anzahl der erwarteten Personen
  • Anzahl der Ersthelfer:innen/Sanitätsdienst
  • Anzahl der Ordner:innen
  • Lärmschutzprotokoll während der Veranstaltung (Lärmmessgerät kann bei der Arbeitssicherheit oder Sandkasten ausgeliehen werden.)

Außerdem zu beachten:
Ab einer bestimmten Veranstaltungsgröße ist auch eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung notwendig. Die Kosten dafür können nicht von der TU übernommen werden. Wendet euch dafür bitte an euren Coach.

Ein paar letzte Tipps:

  • Veranstaltungsorte-Übersicht nutzen, um bewährte Orte zu finden, die zu eurer Veranstaltung passen
  • frühzeitig zuständige Verwaltungsmitarbeiter kontaktieren
  • nimm Rücksicht auf die Nachbarn

Selbstverständlich gehört zur Veranstaltungsplanung mehr als nur die Anmeldung. Hier erfahrt ihr alles zu Einnahmen bei euren Veranstaltungen, Musik, den richtigen Umgang mit Lebensmitteln und Sicherheit.

Bei Fragen wendet euch einfach an eure:n Projektcoach.
Viel Spaß bei eurer Veranstaltung!


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